Rastreador de Tareas

Sinopsis

Recupere el control de su equipo y proyectos con nuestra Rastreador de Tareas baraja. Ahorre tiempo que gasta en crear informes de actualización de progreso con estas listas de verificación diarias, semanales y mensuales personalizadas. Organice las tareas por prioridad, fecha de vencimiento, porcentaje de finalización, asignación y muchas más opciones.

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Destacados de la diapositiva

El 45% de los empleados informan que los gráficos de Gantt son su herramienta de gestión de proyectos más utilizada. Utilice esta diapositiva para medir las tareas con precisión, seguirlas a través de múltiples fases de un proyecto individual y crear cronogramas más precisos para compartir con su equipo.

Gestione las actividades del equipo a través de múltiples empleados con esta tabla de asignación de tareas. Cree una visión general de alto nivel de quién tiene asignada qué tarea con fechas de vencimiento. Vea cuántas tareas ha completado cada miembro e identifique los cuellos de botella.

Utilice este Seguimiento de Objetivos para revisar con qué frecuencia se realizan las tareas diarias durante un período de un mes. Muestre a los miembros del equipo cómo su productividad diaria se suma para definir tareas y áreas que requieren mayor prioridad.

Problema

Solo el 52% de los ejecutivos piensan que la forma en que sus empleados asignan su tiempo coincide con las prioridades de la empresa, mientras que solo el 9% informa satisfacción con la asignación de tiempo de todo su lugar de trabajo. El 46% de los líderes de equipo informan que "cumplir con los plazos del proyecto" es su mayor obstáculo.

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Eso se debe a que la mayoría de los empleados dedican al menos la mitad de su semana a "retrabajar" proyectos y asignaciones mal comunicadas, lo que equivale a más de 20 horas de trabajo desperdiciado. Esto cuesta a las pequeñas empresas hasta $420,000 y a las grandes empresas más de $62 millones anualmente.

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Solución

Según el Instituto de Gestión de Proyectos, las empresas con estructuras claras de gestión de proyectos tienen un 38% más de proyectos exitosos que las que no las tienen. Las empresas que desarrollan mejores prácticas de gestión de proyectos ahorran 28 veces más dinero que las que no lo hacen. Utilice el tiempo y el dinero ahorrado para invertir en ideas más innovadoras para una mayor productividad.

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Aplicación

• Mejore la gestión del flujo de trabajo. Organice las listas de verificación de tareas por prioridad, fecha de vencimiento y porcentaje hacia la finalización.
• Comunique mejor. Varias opciones de diseño le permiten elegir el mejor formato para comunicar sus métricas más importantes.
• Cumpla con los plazos. Siga los objetivos a lo largo de semanas y meses. Tenga en cuenta las tareas realizadas por hora, días de la semana y meses del año.
• Construya mejores listas de tareas. Listas de verificación editables que comunican las prioridades del equipo y el progreso en múltiples proyectos crearán un entorno mejor y más programado.
• Tenga en cuenta el tiempo perdido. Mida el tiempo desperdiciado. Calcule las horas presupuestadas para una tarea frente a las horas reales tomadas. Realice auditorías de tiempo para corregir el desperdicio.
• Hiperenfoque en áreas problemáticas. Siga el progreso e identifique las tareas completadas, las tareas en curso y las tareas vencidas. Enfóquese en los cuellos de botella y reasigne tareas con facilidad.

Utilice la productividad adicional para permitir más tiempo para descansos. Cuando usted y su equipo tienen más tiempo para descansos durante el día, vuelven al trabajo más motivados.

Implementación

Con el apoyo de estas herramientas de Seguimiento de Tareas, puede seguir fácilmente la estrategia BLISS recomendada por el Instituto de Gestión de Proyectos para dirigir reuniones de estado del proyecto:

• Sea eficiente con diapositivas que comunican rápidamente los puntos de datos clave.
• Mire hacia adelante o hacia atrás con múltiples opciones de seguimiento de tareas diarias, semanales y mensuales.
• Insista en la responsabilidad con diapositivas que destacan los roles del equipo.
• Simplifique su agenda de reuniones con listas de tareas simples y visualizaciones de informes de progreso.
• Manténgase enfocado con diapositivas que pueden ser hiperadaptadas a sus necesidades.

Para más barajas sobre productividad personal y de equipo, consulte nuestro Reuniones y Agendas (Parte 3), así como esta presentación Objetivos y Resultados Clave (Parte 2) y este Planificador de Productividad.